Bedienerhandbuch

Was ist die SeminarSuite?

Die SeminarSuite ist das zentrale Verwaltungssystem der Securitas Security Academy – Sicherheitsfachschule für die Planung, Durchführung und AZAV-konforme Dokumentation von Seminaren und Maßnahmen. Sie ersetzt Insellösungen durch eine einheitliche Oberfläche für Seminare, Teilnehmer, Dozenten, Anwesenheit, Förderung, Fehlzeiten, Feedback und Berichte.

Aufgerufen wird das Programm im Browser unter https://seminarsuite.info. Es ist kein Software-Download nötig – nur ein aktueller Browser (Chrome, Edge, Firefox).

Für wen ist dieses Handbuch?

Dieses Handbuch beschreibt alle Rollen des Systems. Sie müssen nicht alles lesen – springen Sie über das Inhaltsverzeichnis links (bzw. die Suche oben) zu Ihrem Bereich. Jede Rolle hat weiter unten ein eigenes Schnellstart-Kapitel, das auf die passenden Abschnitte verweist.

• Administrator – volle Verwaltung, Benutzer, Standorte, Technik.
• Standortleitung – standortgebundene Leitung mit fast allen Verwaltungsrechten.
• Buchungsbeauftragte/r (Verwaltung) – der Alltag: Seminare, Teilnehmer, Anwesenheit, Förderung.
• Dozent – eigene Einsätze, Bewerbungen, Anwesenheitslisten, Kalender-Abo.
• Reporting-Nutzer – lesender Zugriff auf Auswertungen und Berichte.
• Kostenträger – lesender Blick auf zugewiesene Teilnehmer.

Anmelden

Öffnen Sie https://seminarsuite.info. Geben Sie E-Mail und Passwort ein und klicken Sie auf Anmelden. Nach der Anmeldung sehen Sie nur die Bereiche, die Ihrer Rolle zugeordnet sind.

Die Oberfläche im Überblick

Oben liegt die Kopfleiste mit dem Logo, dem Menü (in Gruppen wie Seminare, Dozenten, Qualität & AZAV, Finanzen, System), der globalen Suche und rechts Ihrem Namen mit den Schaltflächen Mein Profil und Abmelden.

• Globale Suche (Lupe oben): findet Teilnehmer, Seminare und Dozenten schnell und springt direkt hin; für Administrator/Standortleitung zusätzlich Benutzerkonten (Sprung ins Bearbeiten-Fenster), standortgescoped.
• Breiten-Umschalter : schaltet zwischen kompakter und breiter Darstellung um – praktisch bei großen Tabellen.
• Dark-Mode (Mond-/Sonne-Symbol): heller oder dunkler Anzeigemodus, Einstellung bleibt gespeichert.
• Erste Schritte und Hilfe (beschriftete Schaltflächen oben rechts, nur internes Personal; auf schmalen Bildschirmen als Symbole 👋 bzw. ?): Hilfe öffnet dieses Bedienerhandbuch in einem neuen Tab – und zwar direkt beim Kapitel zur gerade geöffneten Ansicht (Kontexthilfe). So sind Sie mit einem Klick beim passenden Thema.

Mein Profil & Passwort ändern

Über Mein Profil (oben rechts) ändern Sie Ihre eigenen Stammdaten – Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon – und Ihr Passwort. Das betrifft ausschließlich Ihr eigenes Konto.

Passwort ändern: In Mein Profil auf „Passwort ändern" klicken, das aktuelle Passwort sowie zweimal das neue eingeben und speichern. Anforderung: mindestens 8 Zeichen mit je einem Groß- und Kleinbuchstaben, einer Ziffer und einem Sonderzeichen. Wird beim Login ein Passwortwechsel verlangt, erscheint dieser Dialog automatisch.

Kennwort vergessen

Haben Sie Ihr Passwort vergessen, klicken Sie auf der Anmeldeseite auf „Kennwort vergessen?" und geben Ihre E-Mail-Adresse ein. Existiert dazu ein Konto, versendet das System eine E-Mail mit einem Link zum Zurücksetzen (60 Minuten gültig, nur einmal verwendbar). Über den Link vergeben Sie ein neues Passwort und melden sich anschließend normal an.

Abmelden

Mit Abmelden (oben rechts) beenden Sie die Sitzung. Aus Sicherheitsgründen sollten Sie sich an gemeinsam genutzten Rechnern immer abmelden.

Die Rollen im Überblick

Jeder Nutzer hat genau eine Rolle. Sie steuert, welche Menübereiche sichtbar sind und was geändert werden darf. Zusätzlich gilt das Standort-Prinzip (siehe unten).

Dozenten-Stammdaten (Anlegen/Bearbeiten von Dozentenprofilen) sind bewusst dem Administrator vorbehalten; die Dozenten-Aktenpflege dürfen auch Buchung und Standortleitung.

Standort-Prinzip (Zuständigkeit)

Seminare, Teilnehmer und Umfragen sind einem Standort (Zuständigkeit) zugeordnet. Nicht-Administratoren sehen und bearbeiten ausschließlich Daten ihres eigenen Standorts. Der Administrator sieht alles und kann per Standort-Umschalter gezielt filtern.

Rollen-Vorschau (nur Administrator)

Der Administrator kann unter Benutzer vorübergehend die Ansicht einer anderen Rolle einnehmen (Rollen-Vorschau), um zu prüfen, was diese Rolle sieht. Ein oranges Banner zeigt die aktive Vorschau; mit einem Klick geht es zurück zur Administrator-Ansicht.

Dashboard

Das Dashboard ist die Startseite: Kennzahlen (Seminare, Teilnehmer, Auslastung, offene Förderpunkte, Dozent-Lücken u. a.) und Warnhinweise. Zahlen, Seminartitel und Status sind verlinkt – ein Klick springt direkt zur betreffenden Seite.

Aufgaben-Inbox (Heute zu erledigen)

Der Bereich Aufgaben bündelt alles, was Ihre Aufmerksamkeit braucht: offene AZAV-Checklistenpunkte, ablaufende Fristen, unbesetzte Dozententage, ausstehende Abschlussmeldungen, unterbuchte Seminare und neue Dozenten-Bewerbungen. Jede Aufgabe hat ein Prioritäts-Symbol (● dringend / ● mittel) und einen Öffnen-Knopf, der direkt zur richtigen Stelle führt. Über die Filter-Chips lässt sich nach Kategorie einschränken.

Fristen & Eskalationen

Der Bereich Fristen listet alle terminkritischen Punkte tabellarisch: Förder- und Anwesenheitsfristen, Fehlzeiten-Schwellen (10/20/30 %), fehlende Dozenten, unterbuchte Seminare, ausstehende Abschlussmeldungen. Über die Spalte Teilnehmer/Seminar springen Sie direkt in die jeweilige Akte. Archivierte und abgeschlossene Seminare werden ausgeblendet.

Ein Seminar anlegen

Menü Seminare → Neues Seminar. Erfassen Sie Titel, Kategorie, Zielgruppe, Ort/Raum, maximale Teilnehmerzahl (Standard 12) und – falls gefördert – die Maßnahme-Daten. Bei den Kosten stehen drei Felder zur Verfügung: AZAV/Kostenträger, Selbstzahler und Kosten intern (Bildungsbudget). Für Kategorie, Zielgruppe und Voraussetzungen gibt es eine Mehrfachauswahl mit pflegbaren Vorgabewerten: Sie wählen einen Wert aus der Liste (oder tippen einen freien Wert und bestätigen mit Enter), woraufhin er als kleines Chip erscheint; über das × am Chip entfernen Sie ihn wieder. So lassen sich z. B. bei den Voraussetzungen mehrere Punkte hinterlegen (etwa „Einwandfreier Zentralregisterauszug" und „Deutsch B1"). Mehrere Werte werden komma-getrennt gespeichert. Die Vorgabewerte pflegen Administratoren unter System → Auswahllisten.

Unterrichtseinheiten (UE gesamt und je Tag), Bundesland (für Feiertage) und die Kontrollzeiten (z. B. „09:00,13:00" für zwei Anwesenheitskontrollen pro Tag) lassen sich ebenfalls hinterlegen. Über die UE-Länge (Minuten) rechnet das System die UE automatisch in Zeitstunden um.

Termine erzeugen & bearbeiten

Im Seminar legen Sie die einzelnen Kurstage an. Termine können als Zeitraum generiert werden; Feiertage des gewählten Bundeslands werden übersprungen. In der Terminübersicht ist der Zeitraum je Kalenderwoche in einem ausklappbaren Feld zusammengefasst. Der Kopf einer Woche zeigt die KW, den Zeitraum und die Anzahl der Kurstage; die laufende Woche ist automatisch geöffnet, die übrigen sind eingeklappt – so bleiben auch lange Terminserien übersichtlich. Klappen Sie eine Woche auf, wird sie tageweise gezeigt; Wochenenden bzw. unterrichtsfreie Tage/Feiertage sind farblich abgesetzt, damit Pausen für alle nachvollziehbar sind.

Über Bearbeiten an einem Kurstag legen Sie fest: Beginn/Ende, UE, den Schulungsraum, je UE eine Tagesart (TU, Praktikum, FP, EH, BSH …) und ein Thema (mehrere Themen pro Tag möglich) sowie konkrete Pausenfenster (Beginn–Ende). Bei der Raumauswahl prüft das System sofort auf Doppelbelegung (gleicher Raum, gleicher Tag, Zeitüberschneidung) und warnt. Räume pflegen Sie unter System → Auswahllisten & Räume.

Dozenten zuordnen

Ein Seminar kann mehrere Dozenten mit Zeitabschnitten haben (Dozent + von/bis + Thema). Der erste Dozent gilt als Lead. Fehlt für einzelne Tage oder ganze Abschnitte ein Dozent, meldet das System eine Dozenten-Lücke – abgestuft nach Nähe zum Kursstart (rot = dringend, dezent-grau = noch Vorlauf) an Dashboard, Kachel, Seminar-Detail, Fristen und Einsatz-Verwaltung.

Vorlagen & Kopieren

Häufig wiederkehrende Seminare speichern Sie als Vorlage (Bereich Vorlagen) und erstellen daraus mit „Aus Vorlage" neue Kurse. Ein bestehendes Seminar lässt sich auch direkt kopieren. Vorlagen erscheinen nicht im Katalog und nicht in der Statistik.

Vorlagen/Katalog/Schlagwörter zentral zu pflegen ist Administratoren bzw. zentral berechtigten Nutzern vorbehalten.

Seminar abschließen & archivieren

Über Maßnahme abschließen wird ein gefördertes Seminar geschlossen. Sind noch Abschlussmeldungen offen, warnt das System und verlangt eine bewusste Bestätigung („Trotzdem abschließen"). Abgeschlossene Seminare wandern ins Archiv und erscheinen nicht mehr in den Fristen.

Interner Katalog

Der Bereich Katalog zeigt das interne Kursangebot mit Filter und Suche sowie eine Druckansicht (PDF). Externe und freiberufliche Dozenten haben bewusst keinen Zugriff auf den internen Katalog.

Selbst-Anmeldung von Mitarbeitenden: Meldet sich ein internes Konto (auch Verwaltung/ Dozent) selbst zu einem internen Kurs an, wird automatisch eine mit dem Login verknüpfte Teilnehmer-Akte angelegt bzw. eine vorhandene (per E-Mail) verwendet – so sind die eigenen Teilnahmen und Nachweise der Person zugeordnet.

Öffentliche Katalogseite

Unter /katalog.html (ohne Login) steht eine öffentliche Angebotsseite bereit – nur mit den freigegebenen externen Angeboten, inklusive Anmeldeformular. Das Anmeldeformular erfasst u. a. Geburtsdatum, Adresse und Arbeitsamt/Jobcenter und legt bzw. ergänzt die Teilnehmerakte, ohne bestehende Daten zu überschreiben.

Teilnehmer anlegen (mit Dubletten-Prüfung)

Menü Teilnehmer → Neuer Teilnehmer. Beim Speichern prüft das System auf Dubletten (gleicher Name bzw. gleiches Geburtsdatum) und bietet an, die bestehende Akte zu öffnen, statt ein Doppel anzulegen.

Zu den Stammdaten gehören u. a. Anrede, Geburtsdatum, Adresse, Firma, Personalnummer, Kundennummer, Staatsangehörigkeit und der interne Sachbearbeiter. Die Personalnummer wird nur bei Typ intern angezeigt.

Im Block Kostenträger / Förderung werden der Kostenträger-Typ (AfA, RV, BG, Jobcenter – pflegbare Liste), die Stelle (Name/Anschrift), der Sachbearbeiter beim Kostenträger samt Kontakt sowie das Kennzeichen Beschäftigtenförderung erfasst. Die Förderung gilt je Teilnehmer für ein Seminar bzw. eine Seminarreihe. Wird ein Teilnehmer in ein weiteres Seminar außerhalb seiner bisherigen Reihe gebucht, weist das System darauf hin, dass die Förderung neu zu prüfen ist. Seminarreihen legen Administratoren unter System → Auswahllisten & Räume an; die Zuordnung erfolgt im Seminarformular.

In der Teilnehmerübersicht lässt sich die Liste zusätzlich nach Seminar filtern. Aus der Teilnehmerakte kann der Teilnehmer direkt in ein Seminar eingebucht werden (mit Förderprüfung-Hinweis). Je hochgeladenem Dokument kann eine individuelle Frist gesetzt werden; überfällige Fristen werden farblich markiert.

Die Teilnehmerakte

Die Akte bündelt Stammdaten, Bildungslebenslauf, Anmeldungen, AZAV-Checkliste, Fehlzeiten-Bereich und die Dokumentenablage. Teilnehmernamen sind überall verlinkt und öffnen direkt die Akte.

Dokumentenablage mit Ordnern

Dokumente werden in Ordnern (mit Unterordnern) organisiert. Standardordner sind „AZAV-Pflichtdokumente", „Bescheinigungen", „Schriftverkehr" und „Sonstiges"; eigene Ordner sind frei anlegbar. Beim Hochladen wählen Sie im Pflicht-Dropdown „Dok.-Typ", um welches Dokument es sich handelt (z. B. Bildungsgutschein, Lebenslauf, Schulungsvertrag …). Das Dokument wird daraufhin automatisch nach diesem Typ benannt und der Personenname angehängt (z. B. Bildungsgutschein_Max_Muster.pdf) – unabhängig vom ursprünglichen Dateinamen. AZAV-Typen werden in den Ordner „AZAV-Pflichtdokumente" einsortiert und haken den passenden Checklistenpunkt ab. Bei PDFs schlägt das System den Typ per QR-Code/Textinhalt bereits vor; die Auswahl kann jederzeit korrigiert werden. Über die Vorschau (Vorschau-Symbol) lassen sich PDFs/Bilder ohne Download ansehen.

Intern & extern

Die Teilnehmerliste trennt per Reiter nach Alle / Intern / Extern und zeigt Merkmale (Typ, inaktiv, Kundennummer) als Badges.

Login-Zugang für interne Teilnehmer

Ein Teilnehmerdatensatz ist zunächst nur eine Akte – noch kein Login. Damit sich ein interner Mitarbeiter selbst über den internen Katalog zu Kursen anmelden kann, benötigt er ein Benutzerkonto. Dieses legen Sie direkt aus der Akte an: Reiter Stammdaten → Karte „Login-Zugang" → „+ Login-Zugang anlegen & einladen" (nur Administrator und Standortleitung, nur bei internen Teilnehmern mit hinterlegter E-Mail).

• Es wird ein mit der Akte verknüpftes Konto (Rolle „Teilnehmer intern") angelegt.
• Der Teilnehmer erhält eine Einladungs-E-Mail mit einem Link, über den er sein Passwort selbst setzt (24 Stunden gültig) – es werden keine Passwörter im Klartext vergeben.
• Besteht bereits ein Konto zur E-Mail, wird es mit der Akte verknüpft statt doppelt angelegt. Ein Button „Passwort-Link erneut senden" steht bereit.

Anmelden & Warteliste

Im Seminar-Detail, Reiter Anmeldungen, melden Sie Teilnehmer an. Ist die maximale Teilnehmerzahl erreicht, landen weitere automatisch auf der Warteliste. Wird ein Platz frei (Storno), rückt die Warteliste automatisch nach.

Sammel-Aktionen

Mehrere Teilnehmer lassen sich gleichzeitig anmelden (Mehrfachauswahl mit Korb) und der Status gebündelt ändern. Kapazität und Warteliste werden dabei korrekt berücksichtigt.

Bescheinigungen und Anwesenheitsnachweise eines Seminars können Sie als ein PDF oder als ZIP (eine Datei je Teilnehmer) herunterladen.

Anwesenheit tageweise erfassen

Im Seminar öffnen Sie die Anwesenheit und blättern Tag für Tag (◀ ▶ oder Datumsauswahl). Je Kurstag – und je Kontrollzeit – setzen Sie den Status (anwesend, krank, entschuldigt, unentschuldigt). Die Anwesenheitsquote und ein etwaiges Unterschreiten des Grenzwerts werden live berechnet.

Digitale Anwesenheitsliste (Kiosk-Unterschrift)

Pro Kurstag lässt sich die Anwesenheitsliste im Securitas-Layout digital ausfüllen und direkt auf dem Bildschirm unterschreiben (Tablet-tauglich). Uhrzeiten werden beim Unterschreiben automatisch gesetzt und sind überschreibbar. Eine geleistete Unterschrift gilt als „anwesend".

Der Klassensprecher-Name wird aus dem zuletzt ausgefüllten Kurstag automatisch vorbelegt – er muss nicht jeden Tag neu eingetippt werden (die Unterschrift bleibt tagesaktuell). Am Ende kann der Tag abgeschlossen und die Liste als PDF erzeugt werden.

QR-Selbst-Check-in durch Teilnehmer

Für jeden Kurstag lässt sich ein QR-Code anzeigen/ausdrucken. Teilnehmer scannen ihn mit dem Handy und tragen sich selbst als anwesend ein.

Datenschutz: Es wird keine Namensliste angezeigt. Der Teilnehmer weist sich mit seinem Geburtsdatum aus (bei Namensgleichheit zusätzlich mit dem Nachnamen), sieht dann nur seinen eigenen Eintrag und unterschreibt für sich selbst. So kann niemand für eine andere Person unterschreiben.

Die AZAV-Checkliste

Für förderfähige Maßnahmen führt das System je Teilnehmer eine 8-Punkte-Checkliste (Maßnahme-Nr. beantragt/erhalten, Bildungsgutschein, Lebenslauf, Schulungsvertrag, Bewerberbogen, Datenschutzerklärung, Lehrgangsordnung). Offene Punkte erscheinen in Aufgaben und Fristen.

Automatisches Abhaken beim Dokument-Upload

Der beim Upload gewählte Dokumenttyp (Pflicht-Auswahl, Kap. 7) bestimmt direkt, welcher Checklistenpunkt automatisch abgehakt wird – bei PDFs wird der Typ per QR-Code (SVS-DOC:<typ>) bzw. Textinhalt vorgeschlagen. Der Dateiname wird nach dem Typ vergeben und um den Teilnehmernamen ergänzt.

Abschlussmeldung

Je AZAV-Teilnehmer wird die Abschlussmeldung dokumentiert. Solange sie offen ist, erscheint eine Frist; beim Abschließen der Maßnahme wird darauf hingewiesen.

AZAV-Prüfungsmappe auf Knopfdruck

Im Seminar-Detail (Reiter Anmeldungen) erzeugt die Schaltfläche „AZAV-Prüfungsmappe (ZIP)" eine vollständige, prüfungsfertige Mappe der Maßnahme als ZIP-Datei. Enthalten sind:

• ein Übersichts-Deckblatt (PDF) mit Maßnahmedaten und dem Checklistenstatus je Teilnehmer (erledigt/offen) samt Auflistung der beigefügten Unterlagen,
• die Teilnehmerliste (PDF),
• je AZAV-Teilnehmer ein eigener Ordner mit dessen hochgeladenen Pflichtdokumenten, der Teilnahmebescheinigung (sofern teilgenommen) und dem Anwesenheitsnachweis.

Berücksichtigt werden ausschließlich die als AZAV-Teilnehmer geführten Anmeldungen. So lässt sich eine Prüfung durch die fachkundige Stelle mit einem Klick vollständig belegen.

Fehlzeiten-Stufen

Aus der Anwesenheitsquote ergibt sich die Fehlzeitenquote. Bei geförderten Teilnehmern löst das System gestufte Fristen aus: ab 10 % Fehlzeitengespräch, ab 20 % Abmahnung, ab 30 % mögliche Ausschulung. Im Fehlzeiten-Block der Akte sehen Sie Prozentwert, Haken und die passenden Formulare.

Ausfüllbare Formulare mit Unterschrift

Vier Formulare lassen sich direkt im Programm ausfüllen und digital unterschreiben – jeweils als gefülltes PDF im Original-Layout:

• Anwesenheitsliste (je Kurstag, siehe Kapitel Anwesenheit)
• Gesprächsprotokoll (Fehlzeitengespräch)
• Abmahnung wegen Fehlzeit
• Erklärung der Abwesenheit / Freistellung

Bei der Erklärung der Abwesenheit kann direkt ein Nachweis angehängt werden (z. B. Krankenschein als PDF oder Bild) – hochladen, ansehen, bei Bedarf entfernen. Sie ist sowohl im Fehlzeiten-Block der Akte als auch pro Teilnehmerzeile in der Anwesenheitserfassung erreichbar.

Briefkopf und Absenderadresse der Formulare richten sich automatisch nach dem Standort des Seminars.

Dozentenakte & Schlagwörter

Der Bereich Dozenten führt je Dozent eine Akte mit Stammdaten, Dokumentenablage (eigene Ordnerstruktur), Planungsübersicht (alle Einsätze) und Schriftverkehr. Fachgebiete und Qualifikationen werden als einheitliche Schlagwörter (Tags) gepflegt und dienen dem Matching bei der Dozentensuche. Die Liste lässt sich nach Typ filtern – Reiter Alle / Intern / Extern / Freiberuflich (jeweils mit Anzahl) – sowie nach Schlagwörtern.

Das Anlegen/Bearbeiten von Dozenten-Stammdaten ist dem Administrator vorbehalten; die Aktenpflege (Dokumente, Schriftverkehr) dürfen auch Buchung/Standortleitung.

Onboarding-Checkliste

Für neue Dozenten zeigt die Akte eine Onboarding-Checkliste (Vertrag, Qualifikationsnachweise, Datenschutz, Führungszeugnis) mit Vollständigkeitsanzeige (n/4).

Login-Zugang für Dozenten

Wie beim Teilnehmer ist ein Dozentendatensatz zunächst nur eine Akte – noch kein Login. Damit sich ein Dozent selbst anmelden kann (Buchungskalender, Postfach, Einsätze), legen Sie in der Dozentenakte → Reiter Stammdaten & Ablage → Karte „Login-Zugang" → „+ Login-Zugang anlegen & einladen" ein Konto an (nur Administrator und Standortleitung, E-Mail erforderlich). Es entsteht ein mit dem Dozenten verknüpftes Konto (Rolle Dozent); der Dozent erhält eine Einladungs-E-Mail zum Setzen des Passworts (24 Stunden gültig). Danach erscheint er unter Benutzer & Rollen. Besteht schon ein Konto zur E-Mail, wird es verknüpft statt doppelt angelegt.

Automatisches Dozentenprofil bei Rolle Dozent

Legt der Administrator einen Benutzer mit der Rolle Dozent an, wird automatisch ein verknüpftes Dozentenprofil erstellt – der Dozent erscheint sofort in der Dozentenansicht.

Dozent-Suche veröffentlichen (Verwaltung)

Im Seminar-Detail starten Sie eine Dozent-Suche und hinterlegen die benötigten Qualifikationen. Über eine gezielte Freischaltung laden Sie passende Dozenten ein – nur eingeladene Dozenten sehen die Vakanz. Der Vakanz-Assistent zeigt eine Kandidatenliste mit Eignung (Qualifikationen ∩ Einsatzort) und Markier-Kästchen.

Direkt zuweisen (ohne Bewerbung/Zustimmung): Im Seminar-Detail (Bereich „Dozent-Suche & Bewerbungen") kann die Verwaltung über die Auswahl „Dozent direkt zuweisen" einen beliebigen Dozenten sofort fest einplanen – ohne dass dieser sich beworben oder zugestimmt hat. Der Dozent wird darüber automatisch informiert (Postfach/Mail); ein etwaiger Terminkonflikt wird gemeldet, die Zuweisung aber nicht blockiert.

Bewerbungen freigeben (Einsatz-Verwaltung)

Der Bereich Einsatz-Verwaltung listet alle Seminare mit offener Dozent-Suche, Bewerbungen und gebuchten Dozenten. Sie geben eine Bewerbung frei (der Dozent wird eingeplant) oder lehnen ab; bei Freigabe erhalten alle übrigen Bewerber automatisch eine Absage (Mail + internes Postfach). Ein gebuchter Einsatz kann storniert werden – das Seminar ist dann wieder offen.

Dozenten-Sicht: Buchungskalender & Postfach

Dozenten sehen unter Dozent-Buchung ihre freigeschalteten Vakanzen, bewerben sich, sehen ihre bestätigten Einsätze und pflegen Abwesenheiten (die Konflikte blockieren). Oben liegt das Postfach (Einladung/Einplanung/Absage) mit Ungelesen-Zähler.

Kalender-Abo (iCal)

Jeder Dozent kann über „Einsätze abonnieren (iCal)" einen persönlichen Abo-Link erzeugen und seine bestätigten Einsätze automatisch in Outlook/Google-Kalender einblenden.

Umfragen & Fragen

Im Bereich Feedback erstellen Sie Umfragen (anonym oder namentlich, Dozentenbewertung). Fragen sind frei editierbar, verschiebbar und mit Skala 1–5 oder 1–10 versehbar. Vorlagen erleichtern wiederkehrende Bögen.

Öffentlicher Feedbackbogen & QR

Teilnehmer füllen den Bogen unter /feedback.html (ohne Login) aus; je Umfrage gibt es einen QR-Code für das Kursende. Die Auswertung erscheint grafisch, Kennzahlen fließen ins Dashboard.

Kalender & Einsatzplan

Der Kalender zeigt Seminare und Dozentenplanung (verschiedene Farben) in Monats- oder Listenansicht mit Dozentenfilter. Der Einsatzplan erkennt Doppelbelegungen von Dozenten und Räumen (Konflikte werden rot markiert) und lässt sich nach Excel exportieren.

Berichte & Export

Der Bereich Berichte liefert vordefinierte Auswertungen (u. a. AZAV-Maßnahmenbericht) als Excel oder PDF, mit Zeitraumfilter. Zusätzlich gibt es überall Export-Knöpfe für Teilnehmer-, Anmeldungs- und Anwesenheitslisten (Excel/CSV).

Was erinnert wird

Das System kann automatisch erinnern: ein täglicher Aufgaben-Digest per Mail an die Verwaltung, eine Erinnerung an Teilnehmer 3 Tage vor Kursstart und ein Nachfassen bei freigeschalteten Dozenten ohne Bewerbung. Manuell auslösbar unter Benutzer → Erinnerungen.

Papierkorb (Soft-Delete)

Gelöschte Seminare, Teilnehmer, Benutzer, Dozenten und Umfragen landen zunächst im Papierkorb (Menü System, nur Administrator) und lassen sich vollständig wiederherstellen – inklusive zugehöriger Unterlagen. Endgültiges Löschen erfordert eine 2-Klick-Bestätigung.

Datensicherung & Aufbewahrung

Unter Benutzer → Datensicherung laden Sie die komplette Datenbank samt Dokumenten als ZIP herunter und können sie wiederherstellen. Der Papierkorb dient vor allem als Wiederherstellung nach Versehen: nicht-geförderte Einträge werden nach 30 Tagen automatisch endgültig entfernt, geförderte Einträge bleiben aus rechtlichen Gründen 7 Jahre (nach Maßnahmenende) erhalten. Für echte Betroffenen-Löschungen dient die sofortige DSGVO-Löschung/Anonymisierung in der Teilnehmerakte. Geförderte Teilnehmer können zudem erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist regulär gelöscht werden.

Automatische, geprüfte Sicherung: Im Dialog Datensicherung zeigt eine Statuszeile die letzte automatische Sicherung samt Integritätsprüfung und Anzahl vorhandener Sicherungen. Mit „Serverseitige Sicherung jetzt ausführen" wird sofort eine geprüfte Sicherung in data/backups/ erstellt (die DB wird testweise geöffnet und geprüft). Für den regelmäßigen Automatiklauf richten Sie auf dem Server einen Cronjob ein, der täglich backup_auto.py ausführt; es werden standardmäßig die neuesten 14 Sicherungen behalten. Fehlt eine aktuelle Sicherung (älter als 7 Tage oder keine vorhanden), erscheint eine Warnung in Fristen und der Aufgaben-Inbox.

Benutzer & Rollen verwalten

Unter Benutzer (Administrator, eingeschränkt Standortleitung) legen Sie Konten an, weisen Rollen zu, aktivieren/deaktivieren sie und setzen den Standort. Der System-Administrator ist besonders geschützt. Eine Standortleitung verwaltet nur Nutzer des eigenen Standorts und kann nur bestimmte Rollen vergeben.

Die Liste ist in zwei Reiter getrennt: Mitarbeiter (Staff) – Konten mit Verwaltungs-/ Dozentenrollen – und Teilnehmer-Konten – Login-Konten von Teilnehmern (intern & extern), die über „Login-Zugang anlegen" in der Akte oder per Selbst-Registrierung entstehen. Die Reiter zeigen jeweils die Anzahl der Konten.

Die Spalte „Letzter Login" ist ausschließlich dem Administrator sichtbar. Für die Standortleitung wird sie ausgeblendet – aus Datenschutzgründen (Aktivitätsdaten anderer Nutzer).

Mehrfachrollen: Ein Konto kann neben der Hauptrolle beliebige Zusatzrollen tragen; die Rechte sind die Summe aller Rollen (z. B. Buchung + Rechnungsbearbeiter). Neue Rolle Rechnungsbearbeiter: eigener Bereich Rechnungswesen (Menü Finanzen) mit allen Geldeingängen je Maßnahme und Teilnehmer – gegliedert nach Förderart (Selbstzahler, Firmenkunde, gefördert über AfA/Jobcenter/BG/RV, intern) inkl. Soll/Bezahlt/Offen, Erfassen von Zahlungen/Raten und einer Mahnliste überfälliger Raten. Der Rechnungsbearbeiter hat keinen Zugriff auf die Seminar-/Teilnehmerpflege.

Standorte verwalten

Standorte sind frei anlegbar (Karte Standorte verwalten im Benutzer-Bereich). Umbenennen wirkt auf alle zugeordneten Datensätze; Löschen ist gesperrt, solange ein Standort noch genutzt wird.

E-Mail (SMTP) einrichten

Unter Benutzer → E-Mail-Einstellungen hinterlegen Sie den SMTP-Zugang für den Versand von Schreiben, Erinnerungen und Benachrichtigungen; eine Test-Mail prüft die Einstellungen.

Registrierung externer Konten

Die Selbst-Registrierung ist nicht mehr öffentlich auf der Anmeldeseite verlinkt. Sie erfolgt gezielt über einen teilbaren Link (/?register=1), den Sie im Bereich Benutzer & Rollen finden: Karte „Registrierungslink für externe Konten" mit den Schaltflächen Kopieren und Per E-Mail teilen.

Über den Link registrierte Konten sind zunächst gesperrt und müssen unter Benutzer & Rollen freigeschaltet werden (ein Hinweisbanner zeigt wartende Konten an).

Schreiben & Platzhalter-Vorlagen

Im Schriftverkehr einer Akte erstellen Sie Schreiben – auch aus eigenen Vorlagen mit Platzhaltern wie {Vorname}, {Nachname}, {Seminar}, {Massnahmenummer}, {Datum}, {Zeitraum}. Beim Erzeugen werden die Platzhalter automatisch mit den echten Daten gefüllt.

Administrator

Sie richten das System ein und halten es am Laufen: Benutzer & Rollen anlegen (Kap. 18), Standorte pflegen, Vorlagen/Katalog zentral verwalten, SMTP einrichten, Datensicherung und Papierkorb (Kap. 17) betreuen. Mit der Rollen-Vorschau prüfen Sie andere Sichten. Technischer Betrieb: siehe Anhang A.

Standortleitung

Sie führen Ihren Standort wie die Verwaltung (siehe Buchung), verwalten zusätzlich die Benutzer Ihres Standorts (eingeschränkte Rollenvergabe) und sehen ausschließlich die Daten Ihres Standorts.

Buchungsbeauftragte/r (Verwaltung)

Ihr Alltag: Seminare & Termine anlegen (Kap. 5), Teilnehmer pflegen und anmelden (Kap. 7–8), Anwesenheit erfassen und Anwesenheitslisten führen (Kap. 9), AZAV-Checkliste und Förderung im Blick behalten (Kap. 10), Fehlzeiten-Formulare erstellen (Kap. 11), Dozenten buchen (Kap. 13), Feedback und Berichte (Kap. 14–15). Starten Sie den Tag in der Aufgaben-Inbox (Kap. 4).

Dozent

Sie sehen unter Dozent-Buchung Ihre freigeschalteten Vakanzen, bewerben sich und pflegen Abwesenheiten (Kap. 13), führen die Anwesenheitsliste Ihrer Kurstage (Kap. 9) und abonnieren Ihre Einsätze per iCal. Ihr Postfach informiert über Einladung, Einplanung und Absage.

Reporting-Nutzer

Sie haben lesenden Zugriff auf Dashboard, Seminare, Teilnehmer, Dozenten, Kalender, Fristen, Feedback und vor allem die Berichte (Kap. 15) – ideal für Auswertungen und Controlling, ohne Änderungsrechte.

Kostenträger

Sie sehen ausschließlich die Ihnen zugewiesenen Teilnehmer, ausschließlich lesend. Die Zuweisung erfolgt durch die Verwaltung/den Administrator.

Teilnehmer

Sie nutzen den Bereich Mein Bereich (Teilnehmer-Portal): eigene Maßnahmen und Anwesenheit einsehen, Seminare selbst buchen, fehlende Unterlagen hochladen und Bescheinigungen herunterladen. Details siehe Kap. 21.

Anmelden & Überblick

Teilnehmer mit einem Konto (Rolle „Teilnehmer intern/extern") melden sich unter https://seminarsuite.info an und sehen den Bereich Mein Bereich. Das Konto legt die Verwaltung aus der Teilnehmerakte an („Login-Zugang anlegen", Kap. 7); der Teilnehmer setzt sein Passwort über den Einladungslink selbst.

Der Bereich ist in drei Reiter gegliedert: Meine Maßnahmen, Meine Dokumente und Seminare buchen. Teilnehmer sehen ausschließlich ihre eigenen Daten.

Seminare selbst buchen

Im Reiter Seminare buchen erscheinen die aktuell buchbaren Angebote (interne Kurse nur für interne Mitarbeitende). Mit einem Klick auf Buchen meldet sich der Teilnehmer selbst an; ist ein Kurs ausgebucht, erfolgt die Aufnahme auf die Warteliste. Eigene Buchungen lassen sich im Reiter „Meine Maßnahmen" auch wieder stornieren.

Meine Dokumente & fehlende Unterlagen

Im Reiter Meine Dokumente sieht der Teilnehmer oben, welche Pflichtunterlagen noch fehlen (z. B. Bildungsgutschein, Lebenslauf) und kann sie direkt hochladen. Beim Upload wird – wie in der Verwaltung – der Dokumenttyp aus einer Pflicht-Auswahl gewählt; die Datei wird automatisch nach dem Typ benannt und um den Namen ergänzt (Bildungsgutschein_Max_Muster.pdf). AZAV-Pflichtdokumente werden dabei automatisch als erledigt verbucht und in den Pflichtordner einsortiert. Bereits vorhandene Dokumente werden mit Datum aufgelistet und können heruntergeladen werden.

Bescheinigungen & Bildungslebenslauf

Nach erfolgreicher Teilnahme kann der Teilnehmer die Teilnahmebescheinigung je Maßnahme selbst als PDF herunterladen; zusätzlich steht der persönliche Bildungslebenslauf als PDF bereit. Das entlastet die Verwaltung von manuellem Versand.

Was der Tracker leistet

Viele Nachweise sind zeitlich befristet (z. B. Erste-Hilfe, Erweitertes Führungszeugnis, Brandschutzhelfer) oder unbefristet (z. B. §34a-Sachkunde). Die SeminarSuite verwaltet solche Qualifikationen sowohl für Teilnehmer als auch für Dozenten und warnt automatisch vor dem Ablauf – so lässt sich rechtzeitig ein Auffrischungskurs planen.

Sie finden den Bereich als Reiter „Qualifikationen" in der Teilnehmerakte bzw. in der Dozentenakte (Pflege durch Administrator, Standortleitung oder Buchung).

Erfassen & Ablaufwarnung

Beim Hinzufügen wählen Sie die Art aus einer Vorschlagsliste (security-typische Nachweise) oder tippen sie frei ein, erfassen Ausstellungs- und Ablaufdatum sowie optional Aussteller und Nachweis-Nummer. Für bekannte Arten wird das Ablaufdatum automatisch vorgeschlagen (aus dem Ausstellungsdatum). Bleibt das Ablaufdatum leer, gilt die Qualifikation als unbefristet und löst keine Warnung aus.

Der Status wird farbig angezeigt: gültig, läuft ab (≤ 60 Tage) oder abgelaufen. Läuft eine Qualifikation in den nächsten 60 Tagen ab oder ist sie bereits abgelaufen, erscheint sie automatisch in Fristen und in der Aufgaben-Inbox (Kategorie „Qualifikationen") – mit Direktsprung in die betreffende Akte. Abgelaufene Nachweise werden als kritisch (rot) geführt.

Kennzahlen auf einen Blick

Der Bereich Controlling (Menü Qualität & AZAV) bündelt betriebswirtschaftliche Kennzahlen: laufende/geplante/abgeschlossene Seminare, aktive Teilnehmer, Ø Auslastung, Förder-, Bestehens- und Abbruchquote, Umsatz (bezahlt/offen) und geschätzte Dozentenkosten. Ergänzt wird das durch einen 12-Monats-Trend der Anmeldungen, die Auslastung je Zuständigkeit und eine Tabelle der förderfähigen Maßnahmen (nach Auslastung), inkl. Bestehensquote und Umsatz je Maßnahme.

Auskunft (Art. 15)

In der Teilnehmerakte (Reiter Stammdaten, Karte „DSGVO") erzeugt „Auskunft (ZIP)" auf Knopfdruck eine vollständige Auskunft über alle zu einer Person gespeicherten Daten: eine lesbare Auskunfts-PDF (Stammdaten, Konto, Maßnahmen, Leistungen, Förderung, Qualifikationen, Schriftverkehr, Änderungsprotokoll) zusammen mit den tatsächlich hochgeladenen Dokumenten – alles in einer ZIP-Datei zum Aushändigen.

Anonymisieren oder Löschen (Art. 17)

Für das Recht auf Löschung stehen zwei Wege bereit:

• Anonymisieren: Klarname, Kontaktdaten, hochgeladene Dokumente, Schriftverkehr und Qualifikationen werden entfernt; die Maßnahme-/Statistikdaten bleiben anonym erhalten – geeignet, wenn AZAV-Aufbewahrungsfristen (5–7 Jahre) noch laufen.
• Vollständig löschen: Person, verknüpftes Login-Konto und Dokumente werden entfernt und in den Papierkorb verschoben (dort wiederherstellbar bzw. endgültig löschbar).

Audit-Log filtern & exportieren

Der Bereich Protokoll (Menü System, nur Administrator) zeigt das revisionssichere Änderungsprotokoll (Audit-Log) aller Vorgänge – wer wann was geändert, erstellt oder gelöscht hat. Über die Filterleiste lässt sich nach Freitext (Nutzer, Objekt, Details), Aktion, Objekttyp und Zeitraum einschränken; die Trefferzahl und die Anzeigegrenze (100/200/500) werden angezeigt. Mit „CSV-Export" lässt sich die gefilterte Ansicht als CSV (Excel-kompatibel) herunterladen – praktisch für Prüfungen und Nachweise.

Bei der Freitext-Suche ist zu beachten, dass sie über Nutzer, Objekttyp, Aktion und den Detailtext läuft. Für Teilnehmer steht der Name im Detailtext, sodass eine Namenssuche greift. Datensätze, die über das öffentliche Kurskatalog-Formular selbst angelegt wurden, erscheinen mit dem Bearbeiter „Online-Katalog (öffentlich)" (Selbstanlagen über das Teilnehmer-Portal unter „Portal: <E-Mail>") – so ist die Herkunft solcher Einträge sofort erkennbar. Das öffentliche Formular ist zusätzlich durch ein verstecktes Prüffeld (Honeypot) gegen automatisierte Spam-Anmeldungen geschützt.

Protokoll-Archivierung (Aufbewahrung)

Aus Gründen der Datensparsamkeit (DSGVO) werden Protokolleinträge nicht unbegrenzt in der Live-Datenbank vorgehalten. Einträge, die älter als 24 Monate sind, werden zunächst als CSV-Archivdatei exportiert (serverseitig unter data/audit-archiv/) und erst nach erfolgreichem, integritätsgeprüftem Export aus der Live-Datenbank gelöscht. Schlägt der Export fehl, wird nichts gelöscht – so gehen keine Nachweise verloren. Der Lauf erfolgt automatisch (beim Start des Systems) und kann von einem Administrator jederzeit manuell über die Schaltfläche „Jetzt archivieren & alte Einträge löschen" im Bereich Protokoll ausgelöst werden. Dort werden auch der letzte Lauf, dessen Status und die Zahl der Archivdateien angezeigt. Die Archivdateien bleiben auf dem Server erhalten und sind in den Server-Sicherungen enthalten.

Monitoring & Health-Check

Der Bereich Monitoring (Menü System, nur Administrator) bündelt den Betriebsstatus: Uptime, Datenbankgröße, Bestandszahlen, Status der letzten Sicherung und des Erinnerungs-Digests, SMTP-Status, Programm-/Plattform-Version sowie die Fehler der letzten 7 Tage mit Auflistung der jüngsten Fehler aus dem Protokoll.

Für die externe Überwachung steht ein öffentlicher Health-Check unter /api/health bereit. Er antwortet mit einem kompakten Status (ohne sensible Daten) und eignet sich für einen Uptime-Monitor, der bei Ausfall automatisch alarmiert. Unerwartete Serverfehler werden zusätzlich automatisch ins Änderungsprotokoll geschrieben und erscheinen im Monitoring.

Verbleib & Eingliederung

In der Teilnehmerakte → Maßnahmen & Leistungen lässt sich je Maßnahme der Verbleib nach Maßnahmeende erfassen (Beschäftigung, Selbständigkeit, Ausbildung, weitere Maßnahme, arbeitslos/arbeitsuchend, sonstiges/unbekannt) – Grundlage für den Nachweis arbeitsmarktlicher Ergebnisse (AZAV § 2). Ist ~90 Tage nach Ende noch kein Verbleib erfasst, erscheint eine Erinnerung in Fristen und der Aufgaben-Inbox. Im Controlling wird daraus die Eingliederungsquote berechnet.

AZAV-Monatsmeldung (§ 45 / § 81 SGB III)

Unter Berichte erzeugt die Karte „AZAV-Monatsmeldung" für einen gewählten Monat/Jahr die Bewegungsdaten je förderfähiger Maßnahme (aktive Teilnehmer, Eintritte, Austritte, Ø Anwesenheit) als Vorschau sowie Excel/PDF/CSV-Export. Zertifikatsnummer, Systematikposition und Kostensatz je Stunde ergänzt die fachkundige Stelle bzw. der Zertifizierer.

Beschwerdemanagement

Der Bereich Beschwerden (Menü Qualität & AZAV) erfasst Beschwerden systematisch mit Betreff, Kategorie, Quelle und Beschreibung, führt sie über die Status offen → in Bearbeitung → erledigt und dokumentiert die Abhilfe (AZAV § 2 Abs. 4 Nr. 9). Länger als 14 Tage offene Beschwerden erscheinen in Fristen/Aufgaben. Über das öffentliche Beschwerde-Formular (Link/QR im Bereich Beschwerden, Seite /beschwerde.html) können Teilnehmer selbst – auch anonym – eine Beschwerde einreichen; sie landet automatisch im Status „offen".

Betriebsfeedback

Der Bereich Betriebsfeedback erfasst Bewertungen des Trägers durch Betriebe/Arbeitgeber (Note 1–5, Weiterempfehlung, Kommentar, optional Seminarbezug) – ergänzend zur Teilnehmerbewertung (AZAV § 2 Abs. 2 Nr. 4). Der Durchschnitt fließt ins Controlling. Betriebe können ihre Bewertung auch selbst über das öffentliche Formular (Link/QR im Bereich Betriebsfeedback, Seite /betriebsbewertung.html) abgeben.

Zentrierte Fenster & inaktiver Hintergrund

Alle Eingabefenster (z. B. Seminar anlegen, Teilnehmer anlegen, Dozent anlegen, Akten und Assistenten) öffnen sich mittig auf dem Bildschirm. Ist ein Fenster geöffnet, ist der Hintergrund inaktiv: Ein Klick neben das Fenster schließt es nicht mehr und Ihre Eingaben bleiben erhalten. Zum Schließen dienen die Schaltfläche Abbrechen, das ✕ oben rechts oder die Esc-Taste. Sind noch ungespeicherte Eingaben vorhanden, kommt vorher eine Sicherheitsabfrage, ob das Fenster wirklich geschlossen und die Eingaben verworfen werden sollen.

Termine planen ohne Datenverlust

Beim Anlegen eines neuen Seminars können Sie über Termine planen die Terminserie erstellen, bevor das Seminar gespeichert ist. Die bereits eingetragenen Stammdaten (Titel, Beschreibung, Dozenten usw.) bleiben dabei vollständig erhalten – sowohl beim Übernehmen der Termine als auch beim Abbrechen der Terminplanung. Sie kehren anschließend in das ausgefüllte Formular zurück.

Speichern & neu

In den Anlegen-Fenstern für Seminar, Teilnehmer und Dozent gibt es neben Speichern zusätzlich Speichern & neu. Damit wird der Eintrag gespeichert und sofort ein leeres Formular für den nächsten Eintrag geöffnet – praktisch, wenn Sie mehrere Datensätze nacheinander erfassen. Speichern schließt das Fenster wie gewohnt.

Zeichenbegrenzung

Längere Freitextfelder sind begrenzt, damit Layout und Auswertungen sauber bleiben. Die Seminarbeschreibung fasst bis zu 350 Zeichen, Notizfelder bis zu 500 Zeichen. Unter dem Feld zeigt ein Zähler den aktuellen Stand (z. B. „128 / 350 Zeichen"); beim Erreichen des Limits wird er hervorgehoben.

Zahlungen je Anmeldung erfassen

In der Seminar-Detailansicht öffnet der Button € Zahlungen je Teilnehmer den Zahlungsdialog. Der Soll-Betrag wird automatisch nach der Förderart des Teilnehmers bestimmt: bei hinterlegtem Kostenträger die AZAV-/Kostenträger-Kosten, bei internen Mitarbeitern die internen Kosten (Bildungsbudget), sonst der Selbstzahler-Betrag. Erfasste Geldeingänge (Datum, Betrag, Bemerkung) werden aufsummiert; der Dialog zeigt Soll / Bezahlt / Offen und einen Status offen / teilweise / vollständig. Sobald der offene Betrag 0 erreicht, gilt die Anmeldung automatisch als bezahlt.

Ratenzahlung

Zu jeder Anmeldung lässt sich ein Ratenplan mit Betrag und Fälligkeitsdatum hinterlegen. Überfällige, noch nicht bezahlte Raten werden hervorgehoben und in der Umsatzübersicht gesammelt angezeigt.

Umsatzübersicht

Der Bereich Umsätze (Menü Finanzen) zeigt Soll, Bezahlt und Offen je Seminar sowie als Gesamtsumme – für Administratoren standortübergreifend, für die Standortleitung auf den eigenen Standort begrenzt. Zusätzlich werden alle überfälligen Raten aufgelistet. Die Umsatzzahlen sind damit vom Dashboard in einen eigenen Bereich umgezogen.

Prüfungsanmeldungen verwalten

Der Bereich Prüfungen (Menü Seminare) bündelt die Prüfungsanmeldungen aller Teilnehmer in einer Übersicht, filterbar nach Seminar. Je Prüfung werden erfasst: Teilnehmer, optionaler Seminarbezug, Prüfungsart (pflegbare Liste), Prüfungsort, Anmeldedatum, Kosten, Rechnungsnummer, das Ergebnis (offen / bestanden / nicht bestanden) sowie beliebig viele Prüfungstermine mit Bezeichnung und Datum (z. B. „schriftlich" und „mündlich"). Anlegen, Bearbeiten und Löschen erfolgt direkt in dieser Ansicht; ein Klick auf den Teilnehmer öffnet dessen Akte.

Wo läuft die Anwendung?

Die SeminarSuite läuft auf einem eigenen Server (IONOS-VPS, Ubuntu) und ist verschlüsselt über https://seminarsuite.info erreichbar. Technisch: die Anwendung (uvicorn) als Dienst seminarverwaltung hinter dem Webserver nginx; Daten in /opt/seminarverwaltung/data. Das SSL-Zertifikat (Let's Encrypt) erneuert sich automatisch.

Nützliche Server-Befehle (Administrator)

Ein neues Programm-Update wird mit deploy/update.sh eingespielt – Datenbank und Dokumente bleiben dabei erhalten. Details siehe deploy/Server_Setup_IONOS.md.

Vor dem Echtbetrieb

• Standard-Admin-Passwort ändern und Testzugänge absichern.
• SMTP für den Mailversand hinterlegen.
• Backup-Routine festlegen und einmal testen (Wiederherstellung).
• Testdaten vor dem Echtstart entfernen.

Wer sieht welchen Bereich?

✓ = Bereich sichtbar/nutzbar (im Rahmen des eigenen Standorts). Reporting und Kostenträger sind rein lesend.